どうもです。
社会に出ると、自分のやっていることや考えについて説明させられる機会が多くなります。
その際にだらだらと冗長な説明をしてしまうと、相手から
長々と説明しているけど……
結局、この人は何が言いたいんだ？
と思われてしまいます。
私も説明後に「で、結局なに？」と尋ねられたことがあります……。
もっと短く分かりやすい説明ができたらなと考えていたところ、見つけたのがこちらの本
９割捨てて10倍伝わる「要約力」 最短・最速のコミュニケーションで成果は最大化する
今回はこの書籍について、自分なりに読書メモとしてまとめたので紹介します。
この本の内容とポイント
この本を端的にまとめると次のような感じです。
- 要約とは「情報収集」、「情報整理」、「情報伝達」の3ステップからなる。
そして、それぞれについて具体的な方法やコツを解説している。 - 「無駄に説明しすぎてしまうから直したい」、「要約を上手くできるコツや練習方法を知りたい」などと考えている方にオススメ。
そして重要だと思ったポイントを個人的にまとめたのがコチラ
- 要約力とは “死んでもこれだけは言っておく！” を見つけること。話しすぎてしまう人は、これを伝えるまで他の話をしない位の覚悟を持つ
- 情報収集する前に、要約を伝える「相手」と「目的(ゴール)」を決めておく。大切なのは相手のニーズを満たす情報を優先すること！
- 情報を得たら、グループ化を行い、その後、優先順位付けしておくと、必要な時にサッと答えられるようになる。
- 普段から、どんなことでも「ひと言」で言うクセをつけると、要約で伝えるべき内容を発見する能力が鍛えられる
読んでいて気になった部分のメモ
要約とは？
「要約力」とは一体何ぞや？
そう聞かれたら、わたしの答えはこうです。死んでもこれだけは言っておく！ を見つけること。
９割捨てて10倍伝わる「要約力」 最短・最速のコミュニケーションで成果は最大化する
- 要約力の高い人達は “情報の9割を捨てている”。
- 説明しすぎてしまうのは、その話題に対しての理解に自身がないため。その自信の無さを埋めようとして言葉を重ねている。
耳に痛すぎる内容。
理解不足からどこが重要か分からず、「全部話さなきゃ」となり、結果分かりにくくなるのはあるあるだと思う。
- 要約は「情報収集」、「情報整理」、「情報伝達」の3ステップからなる。
情報収集
- まずは要約を伝える「相手」と「目的(ゴール)」を明確にすること。
これにより「これだけは言っておく」ことを決めやすくなる。
- 相手に伝える情報の優先順位は次の通り
- 相手のニーズを満たす情報
- 相手の喜びそうな情報
- 自分が伝えたい情報
相手のニーズを満たす情報を伝えるためにも、相手と目的を明確化することは重要！
- 良い要約をするためには、情報の質を高めることが必要。
そのためには情報に対してアクティブに接する。
アクティブに接する具体例とは「自分に質問する」こと。
これを行うと情報の真偽や価値を高めやすくなる。
認知バイアス(思考の偏り)を防ぎ、メタ認知力(自分を客観的に見る能力)を向上できる。
自分の最初の考えに対して「本当にそうなのか？」、「偶然じゃないのか？」などと質問することで客観的に検証する。
クリティカル・シンキングな考え方をするという事かなと理解。
- 情報を得たらフォルダの階層分けのように「抽象情報」 → 「具体情報」に分類することを心がける。
例）抽象情報：インターネット → SNS
具体情報：Twitter、Instagram など
- 書籍やビジネス文章などから情報収集する時は、必ず目次に目を通すこと！目次は要約の塊。
- 「書籍などを最初から最後までしっかり読まなくてはならない」という思い込みを捨てる
情報整理
- 理想のゴール(目的)を決めてから、情報の整理を始める。
まずは「伝える相手が必要としている情報は何か」と考えてから。
- 情報を得たら「これは◯◯グループだな」といった感じで、意識することでグループ分けする。
こうしておくと、欲しいと思った時に必要な情報が引き出せやすくなる。
例）「寝る前はブルーライトを見ない」、「午後4時以降はカフェインを摂らない」
→ 「睡眠(健康)グループ」の情報といった感じに
- 情報をグループ化したら、その後、優先順位付けをする。
こうすることで質問された時に、相手に必要となる情報を端的に伝えられるようになる。
例）相手がスマホゲーム好きな人で不眠解消のアドバイスをするなら
1. 「寝る前はブルーライトを見ない」
2. 「午後4時以降はカフェインを摂らない」
といった優先順位になる
情報伝達
- 話しすぎ派の人は「死んでもこれだけは言っておく」と決めたこと以外話さない！くらいの覚悟を持つこと。
そのためにも「情報整理」によって、その伝えたいことを決めやすくしておく。
個人的に話しすぎ派の人間なので、この “死んでもこれだけは言っておく” をまず伝えることを意識する！
- どんなことでも「ひと言」で言うクセをつけると、物事の勘どころを押さえられるようになる。
しゃべる前に「これをひと言で言うと？」と自問してから、話すことをトレーニングとして実施する！
- 人に何かを伝える時は「相手が理解したか」を意識する。
そのためにも、確認しながら伝えると良い。
確かに分かりやすいなと感じる人の説明では「ここまでは大丈夫ですか？」的なセリフをよく聞く気がする。
- 説明文や資料は相手の知らないことだけを書けば良いわけではない。
既知の情報であっても「あえて書く」ことが大切。
さいごに
今回は喋り過ぎて要点が相手に伝わらないという悩みを解決すべく、この９割捨てて10倍伝わる「要約力」の本を読みました。
要約して相手に伝えるには、情報を得た時点から色々とやるべき事があることに驚き、ある意味スタートの時点でダメだったんだなと感じました。
要約力の本ということもあってか、章の最初にこれから伝える情報を非常に端的にまとめてくれていて、読んでいてわかりやすかったです。
個人的には「死んでもこれだけは言っておく！」という部分がフレーズとしてもインパクトがあり、これを常に心がけて説明を行おうと考えています。
そしてブログにもこの要約力を活かせればと！
この本にはまだまだ要約に関する有益な情報が書かれており、非常にためになるため、気になった方は一度実際に手に取り読んでみてください！
それでは、また。
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